Omdat je nooit weet wanneer je het nodig gaat hebben

Creatieve projecten organiseren

Ik maak nu al jarenlang volle bak creatieve projecten. Zodoende leer ik steeds nieuwe manieren om deze te organiseren en goed bij te houden.

Het is haast onvoorstelbaar, maar er was een tijd dat ik niet eens backups maakte van dingen! Of een vaste plek had om documenten op te slaan! Ik ben zoveel kleine projectjes kwijt van mijn schooltijd, het is best wel zonde.

Zo loop ik al jaren tegen een probleem aan dat ik eindelijk wilde oplossen. Ik heb heel netjes een folder met ideeën per categorie (boeken, spellen, etcetera). Maar over tijd is deze folder dus gigantisch geworden, met soms wel honderden ideeën. Ik loop steeds het risico dat ik projecten niet afmaak en vervolgens vergeet dat ik eraan ben begonnen. En als ik zoek naar mijn beste volgende project, moet ik langs al die ideeën.

Dus ik zocht naar een systeem om snel …

  • Te zien hoe ver het idee is gevorderd (“status”)
  • En wat voor soort idee het is (“type”)

Bijvoorbeeld, mijn ideeën voor bordspellen staan kriskras door elkaar. Genre maakt niet uit. Sommige documenten bevatten één paragraaf (“oh zou het niet leuk zijn om een spel te maken over X en Y”), andere compleet uitgewerkte spelregels.

Ik heb afgelopen jaren het mantra “kleinste idee eerst” geleerd. Dus ik wil het liefst heel snel kunnen zien welk idee van mijn stapel het kleinst is (of het makkelijkst, of minst risicovol). Ik wil het liefst meteen zien of een idee slechts één paragraaf is, of al ver genoeg om er serieus werk van te maken.

Wat niet werkt

Ik noem eerst een paar dingen die ik vroeger deed, maar die dus niet werken.

  • Veel folders. Het probleem is hier dat we twee eigenschappen hebben: type en status. Dat betekent dat je een ongelofelijke hoeveelheid folders krijgt: #types maal #statussen. Het maken van de folders is al saai. Het eindeloos doorklikken om te komen waar je wilt is frustrerend.
  • Bestanden markeren. Op mijn oude iMac had ik een klein programmaatje waarmee ik kleurtjes / eigenschappen aan bestanden kon hangen. Dus zo kon zowel type als status markeren, ongeacht waar het bestand staat. Je ziet het probleem al: ik kon bestanden nooit terugvinden, het was een chaos. Ook vergeet je dit snel. (Stel je status gaat van “idee” naar “eerste versie”, de kans is groot dat je vergeet dat kleurtje aan te passen.)
  • Zet het in de titel aan het einde. Ten eerste moet je dan steeds de titel aanpassen. Ten tweede wordt dit vaak afgesneden (als de naam te lang is) en kan je niet hierop sorteren (dat gaat altijd op de eerste letters)
  • Zet het in de titel aan het begin. Ietsje beter, dus dit heb ik lang gedaan. Maar heeft verder dezelfde problemen. (Bijkomend probleem is dat ik elke dag backups maak. Als folders steeds andere namen krijgen, denkt het systeem dat die hele folder nieuw is. Zo ben je steeds onnodig veel aan het verwijderen en kopiëren—zelfs als de inhoud van het project niets is veranderd.)

Mijn oplossing

Dus waar ben ik uiteindelijk op uitgekomen?

  • Gebruik folders voor de status
  • Zet het type project aan het begin van de naam (bestand of folder, maakt niet uit)

Stel ik heb een idee voor een kaartspel. De regels staan al half vast, maar er zijn nog een paar problemen waarop ik geen antwoord heb.

Dan noem ik dat bestand zoiets als “[Cards] Very Cool Title.docx” en stop het in de folder “Progress”.

Waarom?

Type

Nou, het type verandert niet. Zodra je een “fantasy boek” hebt bedacht, is de kans heel klein dat het halverwege het project iets compleet anders wordt :p

Door dit in de titel te zetten:

  • Weet je wat het project is, zelfs als je niet de folder of het hele pad ernaartoe kan zien. (Stel je stuurt het bestand naar een ander apparaat, dan laat de titel nog steeds zien wat het is.)
  • Kan je erop sorteren

De types zijn dus algemene categorieën. Boeken gaan op genre en/of doelgroep. Analoge spellen gebruiken zoiets als: Kaartspel, Bordspel, Dobbelspel, Schrijfspel.

(Ik heb een soort spellen ontworpen die je speelt door één A4tje te printen en daarop te schrijven met een pen. Dat bedoel ik met schrijfspellen.)

Zoals ik al zei, je zou hiervan folders kunnen maken, in plaats van het in de titel te zetten. Dat heb ik dus ook gedaan voor sommige projecten. Maar in mijn ervaring is dat té veel structuur. Die eindeloze folders verbloemen hoeveel ideeën er nou eigenlijk zijn en halen overzicht weg. Misschien zijn sommige leeg. Je kan niet héél snel een idee opschrijven, want je moet eerst helemaal de juiste folder gaan zoeken (of een nieuwe aanmaken).

Deze oplossing is mijn “balans” hierin.

Status

De status vind ik interessanter. Zoals ik al zei: bij het kiezen van mijn volgende project, wil ik alleen de ideeën overwegen die het verst gevorderd zijn. Als ze al netjes bij elkaar staan in dezelfde folder, is dat makkelijk en snel.

Het enige dat ik hoef te doen, als de status verandert, is het project slepen naar de volgende folder.

Als laatste zorgt dit ervoor dat afgemaakte projecten automatisch uit de weg gaan. (Die zitten in hun eigen folder. Is ook een fijne herinnering over hoeveel je hebt bereikt. Dat vergeet je veel te snel.)

Wat versta ik onder status? Een getalletje leest niet fijn en zegt niet zoveel. (Ah, dit is een … “level 3” project. Ah ja. Tuurlijk.)

Dus ik heb er woorden van gemaakt:

  • 0; Barebones = slechts wat zinnen en losse flarden
  • 1; Sketch = een ruwe schets van wat het moet zijn
  • 2; Progress = delen uitgewerkt, delen nog niet
  • 3; Draft = een eerste versie is helemaal uitgewerkt
  • 4; Prototype = we itereren en verbeteren die eerste versie
  • 5; Done = het project is af

Misschien zijn dit te veel of te weinig lagen. De tijd zal het leren. Voor nu vind ik het een verademing hoe alles is opgeruimd.

Alternatieven

Laatst las ik een grappig artikel over dat steeds minder kinderen nog weten wat “bestanden” en “folders” zijn. Ze weten alleen hoe je een nieuw Google Doc opent. Zodra ze ermee klaar zijn, maakt het hen niks uit waar het terechtkomt. (Tevens de reden waarom iedereen tegenwoordig honderd tabbladen open heeft staan.) Of men gebruikt zoiets als Evernote en doet alles in de vorm van notities.

Ik heb dat allemaal geprobeerd in mijn lange zoektocht. Maar ik heb het afgewezen.

Waarom?

  • Eigendom. Wat als je account wordt gesloten? Wat als de voorwaarden veranderen? Wat als die service betaalt wordt? Wat als de service ermee ophoudt? Ik probeer alles in eigen beheer en eigen bezit te houden, en ben dan ook lid van vrijwel geen enkele service. Als ik ideeën kwijtraak, is het mijn domme eigen schuld. Maar zolang ik geen achterlijke dingen doe, raak ik niks kwijt en weet ik precies waar alles is.
  • Onbetrouwbaar internet. Mijn internet is niet altijd even geweldig. Ik heb sowieso geen internet op mijn mobiel. Dus, als tweede regel, doe ik vrijwel alles offline :p
  • Structuur. Als je notities schrijft, bijvoorbeeld, is alles “even belangrijk”. Dat is een chaos. Het hele idee van hiërarchie is om direct te vinden wat je zoekt en direct te zien wat belangrijk is. Simpele folders en bestanden zorgen ervoor dat ik alles binnen twee seconden vind—zelfs tussen mijn honderden losse ideeën.
    • Sommige notitie apps hebben dus die “kleurtjes” die ik vroeger ook had, of een andere manier om toch structuur aan te brengen. Maar weet je wat je dan aan het uitvoeren bent? Een inferieure versie van folders en bestanden :p
  • Zoekbaarheid. Ik kan snel mijn bestanden doorzoeken, aanpassen, terugvinden, of wat ik dan ook ermee wil doen. Computers zijn krachtige dingen met oneindige mogelijkheden om dingen te automatiseren of versnellen. Als je zo’n (online) service gebruikt, of een ander programmaatje, dan kan je alleen wat zij besluiten dat je kan.

Ik weet zeker dat het voor sommige mensen geweldig werkt. Maar ik ben een freelance kunstenaar die tien boeken per jaar schrijft, met een chaotisch hyperactief hoofd, en ik heb een beter systeem nodig.

Dit is ook de reden waarom ik probeer hoogstens 5 tabbladen open te laten staan :p Het lukt niet altijd. Meestal niet zelfs.

Conclusie

Ik had ongeveer een dag nodig om alles te hernoemen en goed te plaatsen. Nu weet ik precies waar ik alles kan vinden. En ik zie niet meer zo op tegen het uitzoeken van mijn volgende project, of het vinden van een project dat ik nog moet afmaken. Want ik weet precies waar ik moet kijken. En meestal heb ik dan maar iets van drie opties waaruit ik eentje kies.

(Toegegeven, veel van die tijd zat in het teruglezen van de chaos die ik vroeger opschreef. Zo had ik bestanden waar maar liefst 5+ compleet losse ideeën werden samengevoegd. Ik had bestanden die zeiden dat ze een computerspel waren, maar eigenlijk een bordspel waren.)

De algemene les is eigenlijk dat de intuïtie over opruimen of indelen van veel mensen niet klopt. (Die van mij dus ook niet.) We delen vaak in op basis van wat iets is, op basis van de groep waarbij het hoort. Maar het is mijns inziens belangrijker om eerst in te delen op de status: hoe ver, hoe groot, hoe belangrijk.

Misschien werkt dit net zo geweldig voor jou. Misschien totaal niet.

Ik wilde het gewoon even delen.

Er zijn (nog) geen reacties.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *