Omdat je nooit weet wanneer je het nodig gaat hebben

De Plan-obsessie

Op de middelbare school moesten we altijd een “planning” maken voor de proefwerkweek. We moesten invullen wanneer we hadden gepland om wat te gaan leren, en dat werd dan gecontroleerd door leraren die blijkbaar planningsexperts waren. Als je te weinig tijd had ingeroosterd, of vakken was vergeten, kreeg je natuurlijk commentaar. Zoals je kunt verwachten, vulde iedereen iets willekeurigs in en hield zich er compleet niet aan.

Toen ik naar de universiteit ging hoopte ik van deze waanzin af te zijn. Ik dacht dat je eindelijk helemaal zelfstandig was. Jammer genoeg zat ik ernaast. Nog steeds moesten we van tevoren een “planning” afleveren, en vaak moesten we achteraf ook nog een logboek afleveren en nagaan of we ons aan de planning hadden gehouden. Het was zelfs een “professionele vaardigheid” om te plannen, en als je hem niet perfect deed, haalde je gewoon het jaar niet.

Eerst dacht ik: “oké, ik snap op zich wel waarom ze het willen, ik doe maar een beetje mee”. In de bovenbouw (van de middelbare school) dacht ik: “dit is overdreven, ik doe het op mijn eigen manier”. Op de universiteit ben ik een beetje geradicaliseerd: “wat verschrikkelijk dat ze iedereen in die planobsessie mee forceren!”

Want dat is het. Een obsessie met alles vastleggen, en overal regels en restricties opgooien, en iedereen in hetzelfde hokje duwen (en het liefst nog op hetzelfde tempo en dezelfde lay-out van de planning). In het eerste jaar van de universiteit haalden meerdere mensen de professionele vaardigheid “plannen” niet omdat ze niet de juiste kleurtjes hadden gebruikt. Daar zit je dan, met 18 en 19 jarigen die over een paar jaar belangrijke hoge functies gaan vervullen, vakjes in te kleuren.

Ik heb zelf nooit een full-time baan gehad, dus ik weet niet uit eigen ervaring hoe het daar werkt, maar ik verwacht dat het niet anders is. Dat vind ik verschrikkelijk, en ik ga nu uitleggen waarom.

Opmerking! In hogere jaren van de universiteit moest onze planning anders en gedetailleerder. Meerdere keren heb ik het commentaar gekregen dat “werken aan hoofdstuk 3” of “uitzoeken hoe deze differentiaalvergelijking werkt” te vaag was. Ik heb elke keer boze mailtjes teruggestuurd dat het niet specifieker kan, omdat ik verder nog niks weet van het onderwerp. Meestal werd het daarna met grote tegenzin alsnog goed gekeurd. Soms, echter, moest ik de hele planning aanpassen naar dingen als “werken aan hoofdstuk 3; inleiding, opzet, uitwerking, conclusie” en “differentiaalvergelijking: <link naar wikipedia pagina>: lees kopje 3 en pas het zelf toe ofzo”. Dit punt – dat een planning vaak niet specifieker of exacter kan – komt dadelijk nog terug.

Waarom gebruiken we planningen?

Er zijn vele redenen:

  • Zodat we een deadline hebben, en die ook (hopelijk) halen.
  • Zodat we in stapjes opbouwen naar ons einddoel.
  • Zodat we niks vergeten.
  • Zodat we aan leidinggevenden (in de breedste zin van het woord) kunnen laten zien wat we hebben gedaan, wat we nu doen, en wat we in de toekomst gaan doen.
  • Zodat we een structuur hebben waarop mensen terug kunnen vallen.
  • Zodat we weten of we op schema lopen.

Ik zeg dan ook niet dat planningen an sich slecht zijn. Zeker mensen die behoefte hebben aan structuur of regelmaat zullen veel baat hebben bij een strakke planning. Ik zeg vooral dat het beter kan, en dat niet iedereen op dezelfde manier werkt.

Want, wat zijn de nadelen van strakke planningen?

  • Je weet van tevoren niet hoeveel tijd/werk iets gaat kosten. Een vaste deadline en planning erop na houden zorgt dat je dingen afraffelt, of onder ongelofelijke stress komt te staan.
  • Daarbovenop: wat maakt het uit of je op schema loopt? Het gaat erom dat je een goed, kwalitatief, compleet product aflevert. Niet dat je binnen 6 weken “iets” aflevert.
  • Niet iedereen wil in vaste stapjes opbouwen naar een einddoel. Daarnaast doe je dat meestal al automatisch. (Je kunt een stoel niet wit verven als je de stoel nog niet hebt gemaakt.)
  • Een planning of logboek is geen “bewijs” tegenover leidinggevenden. (En het is ook geen excuus tegenover jezelf.) Je kunt een perfecte planning hebben, en een goed bijgehouden logboek, en verder niks (kwalitatiefs) gedaan hebben.
  • Er zijn betere manieren om te zorgen dat je niks vergeet (die vertel ik later). Daarnaast kan je zelfs met een goed stappenplan nog iets vergeten, als je het simpelweg vergeet in je stappenplan te zetten.
  • Als mensen zo’n behoefte hebben aan structuur, dan houd ik ze niet tegen. Dan mogen ze best voor henzelf een planning of schema maken. En als ze in een team werken, kunnen ze samen die planning overleggen. Maar forceer die structuur niet automatisch op iedereen.

Een andere methode

Zoals je ziet, hebben planningen veel voordelen, maar is het de vraag of het wel echt voordelen zijn. Veel van de redenen om een planning te maken kunnen juist zorgen voor een slecht eindproduct of chaos in het proces.

(“Ja, ik snap ook niet hoe deze stoel maar 3 poten heeft, we hadden in de planning echt wel de 4e poot opgenomen! Dat is sowieso de schuld van Henk!” “Misschien komt het omdat we maar 2 dagen kregen om deze stoel te ontwerpen?” “Nee! Deadlines zijn deadlines!”)

Maar, het zou flauw zijn om alleen kritiek te hebben zonder zelf iets aan te dragen. Daarom ga ik nu een nieuwe methode voorstellen. Het is een methode die ik zelf al jarenlang succesvol gebruik, en steeds opnieuw verfijn en verbeter.

De methode komt voort uit twee dingen:

  • Wat is het ultieme hoofddoel van een planning?
  • Hoe werken we alle nadelen van strakke planningen weg?

Wat is het hoofddoel?

Het uiteindelijke doel van een planning is een afgemaakt product afleveren. De planning moet zorgen dat men gedisciplineerd en in een goed tempo doorwerkt, totdat voor de deadline het gewilde product is afgeleverd.

Het zou dus niet moeten uitmaken welk pad iemand neemt, zolang uiteindelijk maar een zo goed mogelijk product wordt opgeleverd. Het heeft te maken met vertrouwen in je eigen of iemand anders’ kunnen, je best doen, en openstaan voor alles.

Opmerking! Dit heeft me ook altijd tegengezeten op de middelbare school. Wat maakt het uit of iedereen in de les zit? Wat maakt het uit of iedereen huiswerk maakt, of goed oplet? Uiteindelijk is het alleen belangrijk dat men een goed punt haalt voor de toets. (Nou ja, eigenlijk zou het alleen belangrijk moeten zijn dat de scholieren leren wat ze moeten leren, maar laten we niet teveel vragen van het schoolsysteem.) Ik werk liever met hele slimme en aardige mensen die de helft van de tijd spijbelden, dan hele domme en verveelde mensen die wél altijd de schoolregels perfect hebben gevolgd.

Dus, met dit hoofddoel in het achterhoofd, gaan we kijken hoe we daar het beste kunnen komen.

De nadelen wegwerken

Probleem 1

Probleem 1: je weet van tevoren niet welke stappen iets precies bevat, en hoeveel tijd/werk dat gaat kosten.

Jup, that’s a fact of life. Denken dat je dat wél weet is een misvatting. Ik heb een aantal dingen in mijn leven zo vaak gedaan dat ik precies weet wat de stappen zijn (zoals, een nieuw project beginnen voor een computerspel maken), maar nog steeds duurt het soms langer of korter om allerlei redenen. Nog steeds moeten soms extra stappen worden ondernomen voor dit specifieke project, stappen die ik nooit had voorzien.

De oplossing is dan ook niet “meer tijd inplannen” of “langer nadenken over deze stappen”. De oplossing is om er geen tijdsdruk op te zetten. Iets is af als het af is. De poot zit aan de stoel als de poot aan de stoel zit, en dan maakt het niet uit of je daarvoor eerst een half uur extra pauze moest nemen.

Door deze vrijheid weet je zeker dat je niks vergeet, en dat alle belangrijke stappen worden ondernomen. Daarnaast maakt het creativiteit en efficiëntie mogelijk. En mensen onderschatten constant hoe belangrijk dat is.

Het is een soort gouden regel (in de creatieve wereld) om een idee niet meteen helemaal uit te schrijven. Als je een idee krijgt, schrijf de kern op, en laat het in je hoofd hangen. Werk een paar dagen (of weken) aan iets anders, maar laat het idee in je achterhoofd ontwikkelen. Zo krijg je steeds nieuwe inzichten, steeds betere vervolgideeën, kun je steeds beter alle draadjes met elkaar verbinden. Tegen de tijd dat het idee zó groot is dat het eruit moet, zal je merken dat je eindeloze inspiratie hebt en dat het al grotendeels gepolijst is. Je vergeet niks, want je hoofd heeft overal in de achtergrond honderden keren over nagedacht.

Wat is het punt? Door ergens geen deadline op te zetten, bedenkt je hoofd op een gegeven moment vanzelf een veel betere oplossing voor een probleem dan eerst. Je hebt zelfs tijd om … dingen uit te proberen en te falen! En daar kun je van leren! Wie had dat gedacht?

Probleem 2

Probleem 2: maar, we hebben een schema nodig! Deadlines bestaan in de echte wereld! Straks worden alle werknemers lui!

Ik weet het. Ik weet dat je afgesproken hebt met een ander bedrijf om vóór puntje puntje iets af te leveren. Maar ik blijf bij mijn standpunt: een deadline is niets anders dan de keuze om de kwaliteit van je product te verminderen. Een deadline zorgt niet ineens dat mensen sneller gaan werken en dat ze geforceerd super creatief en scherp gaan denken. Als het al iets doet, is het mensen verkrampen.

Natuurlijk, deadlines overboord gooien is ook niet geweldig. Voor persoonlijke projectjes kan je het maken, maar je kunt niet zeggen “sorry baas, ik weet dat je volgende week de grote release van dit product gepland hebt, maar ik ben gewoon pas net begonnen!”

Het beste, in mijn ogen, is een soft deadline. Je stelt de deadline iets eerder dan nodig, zodat je nog wat speling hebt. Als je de deadline bereikt, en je merkt dat de kwaliteit van je project nog ver achterloopt, kun je zeggen “prima, dan stellen we de tweede deadline in werking”. Als de kwaliteit goed is, heb je tijd over om te genieten van het leven!

Het allerbelangrijkste is dat je op een fatsoenlijk tempo blijft werken. Neem pauzes, maar omring die pauzes met nadenksessies over je probleem. Neem een vrije dag, maar alleen als je die echt nodig hebt, niet omdat je geen zin hebt in dingen.

Voorbeeld! Zelf kijk ik vaak even naar een probleem dat ik heb, om vervolgens te gaan sporten. Door eerst naar het probleem te kijken, zit het in mijn hoofd, en denk ik er stiekem over na terwijl ik sport. Regelmatig stop ik halverwege het sporten omdat ik ineens allerlei supergoede ideeën heb gekregen die ik al die dagen daarvoor niet had.

Probleem 3

Probleem 3: leidinggevenden (en jijzelf) hebben geen manier om voortgang bij te houden en te controleren!

Jawel. Stuur leidinggevenden de huidige versie van het project. Desnoods vertel je informeel waar je over na hebt gedacht die dag, of wat je in grote lijnen hebt bereikt.

Leidinggevenden hebben er veel meer aan als je de huidige versie van het product aan ze laat zien, dan je planning of logboek.

Voorbeeld! In de filmindustrie sturen ze vaak, aan het eind van de week, naar hun leidinggevenden wat ze die week hebben bereikt.

Voorbeeld! Zelf probeer ik ook altijd die kant op te drukken, en ik merk dat het werkt. Ik geef mensen een link naar de laatste versie van een bepaald bestand, of DropBox folder, en ze kunnen zelf kijken hoe ver ik precies ben. Het werkt zelfs heel goed voor mij: hierdoor dachten professoren dat ik heel hard mijn best deed, terwijl ik gewoon direct opschreef wat ik heb onderzocht of waar ik over heb nagedacht.

Probleem 4

Probleem 4: maar we moeten een stappenplan hebben! Het is goed om dingen in stapjes te verdelen! Het zorgt er ook voor dat je niks overslaat of vergeet.

Klopt. Ik ben ook niet tegen stappen opschrijven. Sterker nog, ik ben er een groot voorstander van! Je moet gewoon geen tijd verbinden aan die stappen, en je moet niet al alle stappen opschrijven voordat je aan het project begint.

Ik schrijf vaak alleen de huidige stap + de volgende paar stapjes op een post-it. (Analoog of digitaal :p) Zo weet ik wat er nu te doen staat, en waarom ik dat doe. Als ik productief ben, kan ik dezelfde dag nog de andere stappen doen, en mijn to-do lijst aanpassen voor morgen.

Zo niet, geen enkel probleem, want ik heb er toch geen tijd aan verbonden. Als ik iets niet gedaan krijg, dan schrijf ik slechts op waarom, en maak ik de stapjes nog kleiner.

Voorbeeld! Ik had een tijdje op de to-do lijst staan “spelregels voor <spel dat ik aan het bedenken ben> afmaken”. Toen ik het opschreef leken nog maar een paar dingetjes te doen, maar gaandeweg merkte ik dat het niet lukte. Hoe veel ik ook nadacht, het werkte niet. Dus toen schreef ik op welke problemen ik precies had (“in deze en deze situatie loopt het spel vast” en “deze regel lijkt niet gebalanceerd?”), en zag dat als individuele stapjes. Ook deed ik extra onderzoek, en schreef ik toen op “knip snel wat kaartjes uit en test het spel uit (tegen jezelf spelend)”. Vanaf dat moment ging het ineens weer heel hard lopen. Als ik had gepland dat ik precies 1 dag nodig had om de spelregels af te maken, had ik ze afgeraffeld, of was ik teleurgesteld en had ik het hele project opgegeven.

Conclusie

Dit is hoe ik doorgaans werk:

  • Ik bedenk een idee.
  • Ik maak een bestand aan waarin ik snel korte gedachten kan opschrijven, maar ik begin nog niet met het idee uitwerken.
  • Ik ben dagen, weken, of misschien wel maanden met iets anders bezig. Omdat ik het idee in mijn achterhoofd hebt, genereer ik steeds meer, en ik schrijf alles op in dat bestand.
  • Op een gegeven moment voel ik dat het idee ver genoeg gevormd is, en ik begin met werken. (Op dit punt heb ik vaak al pagina’s vol met allerlei oplossingen voor problemen, stappen die ergens ondernomen moeten worden, grappige ideeën, creatieve oplossingen om verder mee te experimenteren, etc. Soms is dit bestand langer dan het uiteindelijke project :p)
  • Ik schrijf de eerstvolgende paar stappen op die gedaan moeten worden. Als het niet lukt, schrijf ik alleen de specifieke problemen op (als deelstapjes), maar ga niks forceren of afraffelen.
  • Dit gaat zo door totdat het project af is. (Werk/school gaat nooit voor gezondheid of geluk. Vertel dat aan jezelf, zo vaak als nodig.)
  • Vaak laat ik het project dan liggen, en ga verder met mijn leven. Een maand later ga ik het project nog een laatste keer “checken”, omdat ik er dan met frisse ogen tegenaan kijk, en er vaak nog heel wat fouten of problemen uithaal.
  • Deze los ik op dezelfde manier als hierboven op, en dan is het vaak genoeg geweest. (Soms, bij hele grote projecten, is een tweede “check” voordelig. Dat moet je zelf een beetje inschatten.)

Ik ben op deze manier ongelofelijk productief en creatief. Ik heb nooit het probleem dat ik te weinig inspiratie heb, of niet weet hoe ik een project voort moet zetten, of wekenlang echt helemaal niks bereik. Mensen denken vaak dat ik niks aan het doen ben, omdat ik de hele dag pauzes neem (om te sporten, of muziek te maken), of gewoon op een stoel zit na te denken. Maar juist daardoor werk ik ongelofelijk snel, zonder dat het echt voelt als werk.

En toch heb ik de grootste moeite met werken aan mijn studie. Ik weet dus wel zeker dat het komt door de strakke planning en de regeltjes. Ik heb afgelopen jaar vrij genomen van mijn studie, en het was mijn allerproductiefste jaar ooit (en daardoor ook één van de leukere). Nu ik weer bezig ben is de productiviteit en creativiteit als een baksteen omlaag gevallen. Ik heb ineens moeite met projecten voortzetten waarvoor ik eerst zoveel inspiratie had. In mijn achterhoofd zit altijd “je moet voor morgen nog je laatste versie mailen” en “je moet je logboek en planning nog updaten naar de wensen van je begeleider”, en het verstoort alles.

Opmerking! Sommigen zullen nu denken “ja, maar jij hebt het over creatieve dingen, natuurlijk moet je daar geen planning voor maken!” Joah, maar alles wat ik zei geldt ook voor mijn wetenschappelijke projecten. Ik heb, in dat vrije jaar van mijn wiskunde studie, bijvoorbeeld ook enkele wiskundige artikelen op deze website geplaatst. Die gingen ook ineens veel makkelijker en zonder tegenzin. Daarnaast heb ik mijn middelbare school en studie praktisch helemaal gehaald door hun regels te negeren, en mijn eigen samenvatting te maken en leren. Mijn samenvattingen lijken totaal niet op ons boek. Ze bevatten vaak hele andere voorbeelden, en uitleg, en grapjes, en tekeningen, en dat werkt goed voor alle materie. Dus ik ben ervan overtuigd dat niet-creatieve sectoren ook echt wel zonder strakke planning kunnen.

Ik vind het jammer dat de hele wereld zich focust op planningen en alles afkaderen. Ik snap niet waarom deadlines belangrijker zijn dan daadwerkelijk iets goeds bereiken. Je leeft maar één keer, en je hebt (als je gemiddeld bent) maar 80 jaar op deze planeet, en na jou komen nog honderdduizenden jaren van mensen die nieuwe projecten maken. Wat maakt het uit als jouw project één of twee maanden later af is? Het is belangrijker dat je iets neerzet waar je trots op kunt zijn, iets wat zó goed is dat het nog jarenlang gebruikt of herinnerd wordt.

Zeg “nee” tegen de planningenzee!

(Ik probeerde hier een mooie slogan voor op een spandoek van te maken, maar wat rijmt er nou op planning? “Voorkom gewenning aan een strakke planning”? “Begin de ontkenning van het belang van de planning!”? Het Nederlandse woord (tijdschema) is ook al niet best.)

Er zijn (nog) geen reacties.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.